Tratamento Documental

Higienização de Documentos

Papel: Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia para papel filme ou borracha fina em pó. Aplicar a borracha suavemente, com o devido cuidado, evitando esfregar com vigor excessivo, o que pode causar danos à superfície do papel. Nesse caso, recomenda-se a utilização de um pincel ou algodão hidrófilo para limpeza geral.

Reparos em Documentos

Papel: Antes de tentar reparar o papel, assegurar-se de que as causas dos danos já foram eliminadas. Os danos podem ser causados pela acidez ou inerentes à própria constituição do papel. Há vários processos de desacidificação e a definição do método adequado deve ser de responsabilidade de um perito em restauração. O papel japonês e a cola à base de meticelulose são os materiais mais seguros para a restauração do papel danificado. Deve ser realizada por restauradores.

Armazenamento dos documentos

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes e em ambientes bem-ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas de posição horizontal e acondicionados em caixas ou outros invólucros confeccionados com papel neutro ou poliéster. Os documentos devem ser guardados em arquivos de maiores dimensões, bem fixos e dentro de sacos de poliéster. Utilizam-se os arquivos maiores para o armazenamento de documentos soltos, também em sacos de poliéster. Os documentos maiores (com mais de 75cm de altura ou largura) devem ser guardados em posição horizontal, separados uns dos outros, em estantes de extensão suficiente e que ofereçam mais segurança. Os documentos e mapas devem ser mantidos em gavetas horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster. Não devem ser dobrados.

Estantes

As estantes devem ser construídas de material forte e não combustível. Devem ser suficientemente largas e resistentes para suportar o peso do acervo e adaptáveis para acomodar as dimensões de cada exemplar. É bom examinar regularmente as estantes metálicas para evitar ferrugem e as estantes de madeira para evitar o caruncho, mantendo-as sempre limpas.

Temperatura e Umidade

O ideal é um sistema de ar-condicionado, com umidificação ou desumidificação, se for necessário, para manter as salas de leitura e os depósitos numa temperatura estável, que não exceda 18ºC. O ar deve ser removido e constantemente filtrado para eliminar 95% dos grãos de pó. Não se deve empregar sistemas de filtragem eletrostática, devido ao risco de danificar os documentos com ozônio.

Luz

O depósito do acervo não deve ter janelas. Na prática, deve-se reduzir a incidência de luz natural ao mínimo, com venezianas protetoras. A alternativa é cobrir a janela com filme que possibilite a filtragem de raios ultravioletas (Perspex VE, Uvethon ou Oroglas UF3) ou tratá-la com tinta que também filtre esses raios. Os tubos fluorescentes com difusores e filtros conta a radiação ultravioleta são os melhores. As lâmpadas fluorescentes Philips 37 emitem uma quantidade muito pequena de ultravioleta. As de tungstênio emitem igualmente pouca radiação ultravioleta e só devem ser utilizadas com o emprego de filtros que absorvem o calor. Os jornais e outros documentos impresso em papel de má qualidade devem ser guardados longe da luz, em temperatura constante que não exceda 18ºC e 50% de umidade relativa do ar.

Uso e abuso dos documentos

Evitar o uso, nos documentos, de grampos, clipes, prendedores, elásticos, arame, etc. Utilizar cadarços de algodão branco cru (com largura de pelo menos 10mm) para atar os documentos. Não afixar etiquetas em encadernações feitas de material especial, como, por exemplo, casco de tartaruga, marfim e prata, ou naquelas bordadas ou laboriosamente trabalhadas. Os funcionários devem receber um bom treinamento para evitar danos causados pela falta de cuidado no transporte de livros.

Fonte: Preservação de Documentos, Métodos e Práticas de salvaguarda, The British Library, National Preservation Office, Tradução de Zeny Duarte, UDUFBA 2009.